Отказное письмо является информационным документом, который оформляется для продукции, которая не подлежит сертификации и декларированию . Оформление отказного письма необходимо для официального подтверждения того, что на определенный товар не нужно оформление декларации и сертификата соответствия.

Чтобы получить информацию, как получить отказное письмо по сертификации и оформить отказное письмо на продукцию нужно оформить заявку. После этого вам будет выслан счет и договор. После оплаты вам будет выслан макет для уточнения информации. После подтверждения макета вам будет направлена сканированная копия отказного письма. Бумажные экземпляры документов на отказное письмо по сертификации выдаются в офисе по адресу либо почтой России, доставка включена в стоимость оформления. Иногда может понадобиться подробное описание продукции (включая фотографии изделия и область применения), чтобы корректно идентифицировать продукт и определить коды.

При написании отказного письма необходимо указывать наименования продукции полностью, перечисляя конкретные товары и их состав. Нельзя использовать общие наименования товаров. Составляя отказное письмо на товар или продукцию нужно опираться на существующие правила сертификации, где главной задачей является правильная идентификация продукции.

Название товара в отказном письме должно совпадать с информацией, которая указана на ярлыке и упаковке товара. Необходимо избегать разногласий, чтобы не допустить недоразумений при возможных проверках со стороны Роспотребнадзора. При онлайн-торговле следует придерживаться тех же рекомендаций. При заполнении карточки товара на вашем сайте или на сайте маркетплейса используйте те же наименования продукции, которые были указаны в отказном письме.

Оформление отказного письма может оформляться юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и самозанятыми гражданами, которые зарегистрированы в Российской Федерации.

Заказать получение отказного письма также могут производители продукции, импортеры или торговые организации. Зарубежные компании без зарегистрированного филиала в России и физические лица не допускаются к оформлению документов из-за отсутствия основного государственного регистрационного номера (ОГРН). Аналогичные ограничения действуют и при оформлении деклараций о соответствии и сертификатов на продукцию.